מערכות ERP הן לב ליבו של ניהול תהליכים פיננסיים ותפעוליים בארגונים. תהליך הקמת ספק חדש במערכת אינו רק שלב טכני, אלא קריטי למניעת מעילות, הונאות וטעויות שעלולות לגרום לנזק משמעותי. להלן חמישה דברים מרכזיים שיש לבדוק לפני הקמת ספק חדש:
1. אימות זהות הספק
לפני הקמת ספק חדש, חשוב לוודא שהספק אכן קיים ופועל באופן חוקי. יש לבצע את הצעדים הבאים:
- בקשת מסמכי זיהוי רשמיים כמו תעודת עוסק מורשה, רישיון עסק ותעודת חברה.
- אימות פרטי הספק במאגרי מידע חיצוניים, כגון רשם החברות או מאגרי מידע עסקיים.
- בדיקה אם הספק מופיע ברשימות שחורות (לדוגמה, רשימות סנקציות בינלאומיות).
2. בדיקת פרטי חשבון הבנק
חשבון הבנק של הספק הוא פריט מידע רגיש שנדרש לוודא את אמינותו. יש לבצע:
- בקשת אישור רשמי מהבנק המפרט את פרטי החשבון.
- הצלבה בין שם הספק לשם בעל החשבון.
- שימוש במערכת אימות בנקאית אוטומטית, אם קיימת.
- זהירות מפני חשבונות בנק במדינות בעלות סיכון גבוה להונאות.
3. הצלבת נתונים עם מערכות פנימיות וחיצוניות
יש לוודא שהספק החדש אינו כפול במערכת ושאין לו קשר לגורמים פנימיים העלולים ליצור ניגוד עניינים:
- בדיקה אם קיימת רשומת ספק עם פרטים דומים (לדוגמה, כתובת דומה או חשבון בנק זהה).
- וידוא שאין קשרי משפחה או קשרים עסקיים בין הספק לעובדי החברה.
- שימוש בכלי לבדיקת חריגות אפשריות.
4. בחינת היסטוריית הספק
אם מדובר בספק שעבד עם חברות אחרות, חשוב לבדוק את ההיסטוריה העסקית שלו:
- דרישה למכתבי המלצה מלקוחות קודמים.
- בדיקת דירוג אשראי של הספק.
- סקירת תביעות או תלונות קודמות נגד הספק.
5. הגדרת תהליך אישור מובנה
כדי להבטיח שהקמת הספק נעשית בצורה מבוקרת:
- הקמת מנגנון אישור רב-שלבי הכולל גורמים מתאימים (רכש, כספים וציות).
- שמירה על תיעוד מלא של המסמכים ותהליך האישור.
- הגדרת מערכת התראות לשינויים בפרטי הספק, כגון שינוי חשבון בנק.
כיצד Detelix יכולה לעזור?
Detelix היא מערכת מתקדמת לזיהוי והתרעה מפני מעילות, טעויות והונאות בתהליכי תשלום והקמת ספקים. המערכת שלנו מאפשרת:
- אימות אוטומטי של פרטי ספקים וחשבונות בנק: באמצעות אלגוריתמים מורכבים, אנו מזהים את הספק, בוחנים את חשבון הבנק שלו ומאמתים את המסמכים, תוך ווידוא שאינם מזויפים, והכול באופן ממוכן.
- ניטור שינויים בזמן אמת: קבלת התראות אוטומטיות על שינויים בפרטי ספקים.
- זיהוי ניגודי עניינים: הצלבת נתונים פנימיים עם פרטי הספקים כדי למנוע מעילות.
- ניתוח מקצה לקצה: שימוש ביותר מ-450 אלגוריתמים לכל תנועה פיננסית על מנת לזהות טעויות, מעילות והונאות לאורך כל התהליך.
Detelix מסייעת לארגונים להגן על עצמם מפני סיכונים ולשפר את התהליכים הפיננסיים שלהם בצורה חכמה ויעילה.
